結婚式二次会の幹事を任されたら何をしなくてはいけないのか？
社会に出てから仲良くなった７年来の友人から結婚するとの報告を受けました。これはおめでたいと喜んでいたのも束の間、新郎新婦共通の友人として付き合いが長いことから、二次会の幹事をお願いされました。勿論、２人をお祝いしたい気持ちが強かったので２つ返事で承諾したのですが、イベントを取り仕切るのはなかなか大変です。
過去に数回、二次会の司会者を行った経験はあるのですが、その時は決められた流れに沿って誘導すべく、マイクで喋るのが主な役割でした。しかし幹事はイベントのプロデューサーであり、ディレクターでもある立場です。ただ喋るのとは違って、準備する作業量も膨大になります。
結婚式の二次会への出席の経験が少ない人は、幹事を任されたら何をすれば良いのか迷ってしまうかと思います。そこで今回は僕自身の経験から、二次会の幹事としてやることをリストアップして紹介しますので、参考にしていただければと思います。
結婚式二次会の事前準備
二次会の招待人数の確定
まず最初にやるべきこと。これは主役である新郎新婦との相談の上、誰を二次会に招待するのかリスト化しなくてはいけません。大まかな人数予測が立たないと、二次会の会場すら選ぶことができません。
逆に会場を決めてから、そのキャパシティに合わせて招待人数を決める方法もありますが、会場が大きすぎて人数が集まらなくて困ったり、小さすぎて呼びたい友人が呼べなかったりしても残念な結果になってしまうので、まずは何人位のパーティーとするか予定を立てるのが大切です。
また、この際に招待者への連絡方法も確定しておくとスムーズです。メールや LINE 等の SNS で伝えるのであれば、幹事側で連絡できますが、電話番号しか分からない知人等は幹事からダイレクトで連絡するのは難しいので、人によっては新郎新婦に連絡を依頼することも必要になってきます。
会場の決定
人数の目安が分かったら次は会場探しです。こちらも、出来れば新郎新婦の意向を取り入れて会場を探すと良いです。会場の明るさや雰囲気、二次会で当人たちがやりたいことをヒアリングし、会場候補をリストアップしましょう。
会場を決める際は、新郎新婦と共に直接お店へ出向いて雰囲気を確認した方が良いです。パーティープランが用意されている店舗であれば、二次会のようなパーティー実績があるので、実際にどのような流れで行われているのか、スタッフから直接話を聞くこともできます。
親切なお店だと、ネット上には掲載していないような会場の様子の写真を提示してくれることもあります。
また頻繁にパーティーが行われているようなお店だと、様々なものをお店から借りることができます。事前に確認すべき事項を箇条書きにして用意しておくと良いでしょう。絶対に確認しないといけないのが、パーティーを行う時間です。開場時間、開宴時間、そして何時間使えて何時までに撤収しなくてはいけないのか。勿論、時間が長い方が幹事として都合が良いです。
パーティーでのイベント決定
会場が決まれば、実際にパーティーで行うイベントを検討しましょう。新郎新婦の入場から退場までは概ね２時間程となる会場が多いため、大きなイベントを１つ、小規模なイベント２～３つくらいが丁度良いです。
イベントの内容によっては掛かる経費が変わってくるため、予算を組むための重要な要素になります。例えば二次会の定番であるビンゴを行うのであれば、景品に充てる予算を考えなくてはいけません。他にもイベントを行うために準備を要するものについては、何かしらお金が必要になるのが大半です。
流石にビンゴだけでは全く面白くないパーティーになるので、招待者の客層と年齢を考慮して楽しませる何かを幹事としても提案してあげたいところです。
会費の決定
イベントが決まったら概ね予算が決まるので、それに応じてパーティーの会費も決定しましょう。イベント内容が確定していなくても、景品として用意するものがあるならば、金額のイメージはある程度できると思います。
準備を含めパーティーに掛かる費用は、全て会費から賄う算段で考えてください。ライブのような特殊なイベントを行うと、楽器のレンタル等で予算が膨らみます。ごくスタンダードな流れのパーティーであっても、最低10万円は別途掛かるものと考えておきたいところです。
実際のところ、お店に払う１人あたりの飲食代によってトータルの費用が変わります。結婚式二次会の会費として、一般的に妥当な額に合わせて予算を捻出するか、必要経費の予算を組んだ上で飲食代へ上乗せするかで、使える経費の幅は大きく変わってきます。
会費はいくらが妥当なラインなのか、詳細を別途記事にまとめていますので、こちらを参考にしてください。
招待者への出欠のとりまとめ
会場と時間、会費が決まったら、招待者への出欠連絡を行いましょう。Excel 等で招待者リストを作成すると便利です。この時点で連絡先の分からない招待者は、早々に新郎新婦へ確認が必要です。
出欠連絡の最初の一報は、１ヶ月半前から２ヶ月前くらいに送るのが理想です。ただ、結婚式の招待状より先に送らないように注意してくださいね。
昨今はスマホのメールよりも LINE を使って連絡をするケースが多いため、LINE しか連絡先を知らないパターンもあります。また、Facebook 等でしかつながっていないこともあるので、招待者リストに連絡手段を記載しておきましょう。返信が無い時に催促するのに、以前何を使って連絡したのか分からないと大変なことになります。
ちなみに新婦側の職場関係者は、SNS もつながっておらず、電話番号すら分からない状況だったので、招待状を印刷して手渡しする手法を取りました。実際に利用した連絡手段をまとめると次の通りです。
- メール
- LINE
- Facebook メッセージ
- 紙で印刷した招待状
- 電話（幹事の知り合いに限る）
最初にして最大の手間が掛かる出欠連絡ですが、幹事が複数人居る場合はとりまとめる人を１人決めて、その人へ情報を集約するようにしましょう。
また、この出欠リストを元に、出席予定者だけを抜き出して当日の受付を行います。その際、名前の50音順に並べ替えておくと便利です。横に会費も記載しておくと事前に想定入金額も計算できるので、経費計算が楽になります。
タイムスケジュール
ここから段々とリアルな形になっていきます。パーティーの全体の流れを分単位でスケジュールしていきます。範囲は幹事が会場入りして準備する時間から、後片付けをして退店するまでとなります。ここで１点だけ、アドバイスをします。
スケジュールは基本押します。
どんなに経験を積んでも、きっちり時間配分するのは不可能と言っても良いです。このくらいの時間で出来るだろうと、安易に考えたものほど予想外に時間が掛かったりします。可能な限り余裕を持たせた計画を立てるよう心掛けてください。
余裕を持たせると歓談の時間が短くなってしまいますが、早く終われば残りの時間を回すことができます。歓談の時間を何分と決めるのではなく、隙間の時間は全て歓談としてプラン立てた方が、結果的にうまくいきます。
タイムスケジュールも Excel 等で作成することをおすすめします。最終的な流れをお店のスタッフに説明する際に、タイムスケジュールを印刷して持って行くと、全体の流れを把握してもらいやすくなります。また、各項目毎にお店のスタッフへ依頼したい内容があれば、一緒に記載しておきましょう。
買い出し
パーティーで利用する小道具や景品等の買い出しへ行きます。参加人数が全く分からないと使える予算も不透明なので、ある程度パーティーの出欠連絡を集めてから行動する方が安全です。それでもパーティー１ヶ月前から動かないと、間に合わないでしょう。
一番手っ取り早いのは、ネットで購入してしまうことです。他店との値段比較も容易にできる上、荷物を運ぶ手間も減ります。あとはネタ探しでドン・キホーテへ行くのも良いです。
実際に買い物をした店を挙げておくので参考にしてください。
また、ビンゴ等イベント用のおすすめ景品を金額別で紹介しているので、よろしければこちらも参考にしてみてください。
このタイミングで BGM も用意しておきたいですね。新郎新婦が曲を持っていても、なかなか受け渡すタイミングが無かったりするので、一部の曲は予め予算に組んでおいた方が無難です。もし曲選びに迷うようであれば、こちらのページを参考にしてみてください。
最終打ち合わせ
参加人数、実施イベント、タイムスケジュールが決まったら、直接お店へ出向き当日の流れの最終確認を行います。新郎新婦を含めたパーティー参加人数の確定はお店によって異なりますが、一週間前くらいのケースが多いです。
ただお店との調整で、改めて準備しないといけない物が増えることもあるため、最終確認は１ヶ月前から遅くとも２周間前には行う方が良いでしょう。ウェルカムボードの配置やマイク・プロジェクター・スピーカー等の AV 機器、テーブル配置や証明調整の確認と言った細かい点も話し合います。
最終確認時は、場を取り仕切る幹事と会場のスタッフ間で連携を取ることが目的となりますので、新郎新婦が居なくても構いません。そして会場スタッフとの打ち合わせが終わった後で、最終的に決定した流れを新郎新婦と情報共有することもお忘れなく。
幹事以外の役割分担
幹事がいれば二次会を完璧にまわせるかと言えばそうではありません。あくまでも幹事は取りまとめ役です。当日、他の役割と兼務することは出来ますが、会場の設営準備等、少ない人数だと足りないケースもあります。他にも司会者等、パーティーの流れ上どうしても必要になる人材も必要になります。
乾杯の挨拶をする人など、立場によって新郎新婦を含めて相談の上、決めた方が良いこともあります。具体的に幹事以外で必要になる役割は次の通りです。
- 当日の会場設営の準備をしてくれる人
会場のサイズや準備内容にもよりますが、幹事含め４～６人くらいは必要になります。座席配置は店舗スタッフが行ってくれるので、飾り付け等を行ってもらいます。映像や音声の調整も当日となるので、何をするのか事前に決めておかないと、開場ギリギリまで準備することになるので注意してください。 - 司会者
新郎新郎の友人から１人ずつ選ぶ傾向にありますが、１人に絞って喋らせた方が円滑に進みます。マイクの振り方で盛り上がり度合いも変わってしまうので、最も慎重に選ばなくてはいけない役回りです。 - タイムキーパー
事前に決めたタイムスケジュールに沿って司会者に動いてもらうための時間を管理する係です。司会者は喋ることで手一杯になってしまうので、気付くと時間が押していることも多々あります。普段から遅刻をしないような時間に厳しい人にお願いしましょう。 - 音響担当
新郎新婦の入退場や各イベント等で、タイミング良く BGM を切り替えるには担当者を立てておいた方が楽です。選曲もしてもらえるととても助かりますが、新郎・新婦の意向も取り入れなくてはいけないので、曲選びは思いの外大変な作業となります。 - 入口での受付担当
幹事から選出しても良いと思います。かなりの高額（50万円ほど）を扱う立場になるため、信頼のおける人に依頼しましょう。 - 乾杯の挨拶
披露宴と異なるので、年長者にこだわる必要はありません。２人と距離が最も近い友人に依頼するのがベストです。パーティーの冒頭で喋る立場となるので、勢いがある人の方が見ていて楽しいかもしれません。
まとめ
こうして並べてみると、かなり多くの作業を行わなくてはいけないことが分かります。説明不足な点もあるかと思いますので、そちらは別途、個別に記事を作成しもう一歩深く踏み込んだ内容を紹介していこうと思います。
新郎新婦の立場の方は、どう幹事を選んだら良いか悩んでしまうところではありますが、上記のような作業を喜んで引き受けてくれる友人を是非選んでいただきたいです。参加者全員が楽しめるパーティーになるかどうかは、幹事のさじ加減で大きく変わります。「楽しいパーティー」が大前提であれば、まずは人員選出にこだわってみてください。
また、幹事を依頼された方は、とにかく早く行動に移してください。仕事の合間でやっていると、あっという間に当日を迎えてしまいます。放っておいても当日までにやらなくてはいけないことは山のようにあるため、少しでも前倒しで準備ができるよう頑張ってください。
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