個人事業主に会計ソフトは必要か？僕の経験からアドバイスできることは１つだけ
個人事業主として新しく事業を始めると、会計管理が義務付けられるのをご存知でしょうか。開業届を提出した時点で、売上の有無にかかわらず確定申告が必須になるため、その前提として会計帳簿の作成が必要になります。
単なる帳簿付け程度であれば、Excel でも管理できます。しかし65万円の控除を受けられる青色申告を行う場合、複式帳簿の方式で記載しなければなりません。
ここで複式帳簿に関する説明は割愛しますが、簡単に伝えるとお金の出入りを 貸方 と 借方 に分け、お金の動きを明確に記す方法です。例えば1,000円の消耗品を購入した場合、借方として記載するのは消耗品費1,000円、そして貸方にはどこから支払ったかを明記します。
| 借方 | 貸方 | ||
|---|---|---|---|
| 消耗品費 | 1,000円 | 現金 | 1,000円 |
上記は、事業資金として持っている現金から支払った場合の記述方法です。もし事業で使っている銀行振込から入金したのであれば、現金ではなく「普通口座」になります。また個人のプライベートな財布からお金を出した場合は「事業主借」と記述する決まりです。
どのように記述しても -1,000円 に変わりありません。ただ、どこのお金が動いたのか、帳簿上から把握できるよう記録が求められるのが、複式帳簿式の大きな特徴でもあります。
会計帳簿は、お金の動きを明確に記すものと覚えておきましょう。
個人事業主に会計ソフトは必要か？
僕は2016年末に開業届を提出し、個人事業主になりました。青色申告の申請も行い、e-Tax で確定申告をすることで 65 万円の控除が受けられるようにしています。2021年末には６年目がスタートしました。
結論
個人事業主が自分自身で会計処理をするなら、会計ソフトは必須です。
おすすめは年間契約のサブスクリプション方式である、クラウド会計ソフト。ネットワーク環境があればどこからでも会計処理ができるのが便利です。買い切りのアプリは、法律の改定などに合わせて買い替えが必要になり、パソコンが壊れてデータがなくなるリスクもあって、全くおすすめできない。
僕が使っているのは マネーフォワードクラウド確定申告 です。以下の３社を無料体験で同時に使って、直感的に使いやすいと感じて選びました。
使いやすさは人によって感じ方が変わるので、マネーフォワードが絶対ではありません。手軽に入力できる freee や、業界大手で最安値の "やよい" が良いと感じるユーザーもいるので、とりあえず自分で使ってみるのが最も重要なポイントです。
はじめに伝えておきたいこと
初年度は活動期間が短く、お金の動きは少ない状態でした。翌年は少しずつ売上が伸びて、日常的に帳簿付けするようになりました。そんな僕の経験から言えることは、次の通りです。
自分で会計処理を行う場合、帳簿の件数に関わらず会計ソフト（会計アプリ）は必要不可欠です。もし会計処理に時間を掛けたくないなら、税理士と契約して丸投げするのが一番簡単ですが、コストが高額になります。
僕自身は個人事業主として丸５年活動し、今ではサラリーマン時代より収入は上がって売上高は1,000万円を超えています。そして開業当初から税理士とは契約せず、会計処理は会計ソフトのみで管理しています。
僕が会計ソフトを使って感じる一番のメリットは、帳票類の自動生成機能です。事業者として管理が求められる書類や、キャッシュフローなどサマリー系のデータ一覧をいつでも画面上から確認できるのが重宝しています。自分で集計する必要がないのは本当に楽です。
自作で簡単に作れるのは仕訳帳まで
冒頭で触れた複式帳簿については、書き方さえ覚えてしまえば難しいことはありません。どのように帳簿付けをしたらいいか分からない仕訳は、ネットで調べればすぐに貸方・借方の書き方が見つかります。
帳簿付けは事前に勉強するよりも、日々の経験で身についていきます。
記録だけ残すのであれば、Excel でもいいのでは？と疑問を抱くかもしれません。僕も当初は月々の仕訳件数が少なかったので、そのように考えていました。しかし 確定申告 を想定したときに、記録したデータをまとめる作業（集計する作業）がとんでもなく大変なことに気付いたのです。
ソフトを使わない帳簿付けの大変さ
青色申告をする場合、確定申告で提出する書類は以下の２つです。
- 確定申告書B
- 所得税青色申告決算書（一般用）
ただしこれは確定申告に必要な書類であって、青色申告の事業者として保存が義務付けられている書類は別にあります。例えば「損益計算書」や「貸借対照表」のような決算関係の書類は、必ず作成が求められます。
そして、これらの決算書のベースになるのが「総勘定元帳」です。
仕訳帳は全ての取引を時系列で記している帳簿です。そのため仕訳帳があれば問題ないと思いがちですが、勘定科目ごとに明細をまとめた「総勘定元帳」も用意しなければならないのです。
勘定科目とは冒頭の「消耗品費」といった、帳簿に金額を記録したときにつけるカテゴリのようなもの。このカテゴリ単位で情報がまとまった書類が総勘定元帳です。
１年間記録が終わったら、総勘定元帳の勘定科目ごとに積み上がった残高（金額）を各決算書へ転記して、最終的に確定申告書の書類を作成する流れになります。
もうこの段階で、帳簿作成が面倒だと気付いたと思います。年間の仕訳明細数が多くても少なくても、作成すべき帳簿の数は同じ。使用した勘定科目が少なければ、総勘定元帳の数は減ります。それでも最終的に決算書に集計結果をまとめなくてはいけません。
僕は早めにこのことに気付いて Excel での管理を諦め、会計ソフトを使うようになったのです。先に伝えておくと、僕が使っているのは マネーフォワードクラウド確定申告 です。
会計ソフトを使うメリットは時間の削減
会計ソフトの最大のメリットは、仕訳を入力しただけで必要な帳簿や集計データを自動的に作成してくれる点です。総勘定元帳や各決算書を作るために、追加で情報を入力する必要がありません。
Excel での管理を含め、手作業で行う時間が増えると、それだけミスする可能性も増えます。特に開業した初年度で帳簿付けが初めてであれば、作成すべき書類を作り忘れることも十分に有り得ます。それらをリカバリーするために何日も時間を費やすのは、個人事業主としての経営センスが疑われます。
会計ソフトを利用していれば、日常的な作業は仕訳データの入力のみ。あとは確定申告書を作成するために、帳簿へ記録していないデータを入力すれば、自動的に必要な書類が完成します。
所得税青色申告決算書に必要な別の集計表
青色申告事業者として保存が義務付けられている書類ではないけど、確定申告のために集計しなければいけないデータもあります。それは月別の売上や仕入額に関するものです。
この情報は、確定申告における「所得税青色申告決算書」に記載する内容です。もし会計ソフトを使っていれば、わざわざ集計する必要はありません。
会計ソフトは初心者の必須アイテム
僕自身、開業当初は仕訳数も少なく Excel 表の作成も得意だったので、会計ソフトは不要だと思っていました。しかしそれは、初心者の甘い考えだとすぐにわかったのは救いでした。
事業主となる以上、会計管理は必要不可欠である一方、帳簿付けは一生懸命がんばっても１円にもなりません。会計処理の時間を短くして、売上アップのために時間を費やす。それが経営者としての正しい方向です。
会計ソフトを使って仕訳さえ入力すれば、そのデータを元に帳票は自動生成されます。システムで処理するため、金額の集計漏れや計算ミスも避けられます。結果的に、年間の会計処理に関する作業時間を大幅に削減できます。
税理士を雇う金銭的余裕がない個人事業主にとって、会計ソフトは欠かせないツールなのです。
会計ソフトは何を使えばいいのか？
会計ソフトの必要性の次に抱える悩み「一体どのソフトを使ったらいいのか？」
前提として、会計ソフトの形態は２種類に分かれます。
- パソコンにインストールするソフトウェア型
- ネット上でブラウザアクセスするクラウド型
例えば前者は、代表的なソフトに「やよい会計」が挙げられます。ソフトウェア版の会計ソフトとして、長年トップシェアを誇っています。（他にメジャーなソフトが無い、という現状はあるにせよ。）
もう１つのクラウド型は、インターネット上にデータを保持するシステムです。ネットワーク環境が必要ですが、パソコンへのインストール作業は不要で、導入の手間が掛かりません。そしてソフトウェア版を提供している "やよい会計" を含め、以下の３つがクラウド会計ソフトの定番です。
- マネーフォワードクラウド確定申告 【僕が使用しているソフト】
- freee
- やよいの青色申告 オンライン
ソフトウェア型とクラウド型の違い
文章で細かく説明すると煩雑になるので、それぞれの違いを一覧でご覧ください。
| ソフトウェア型 | クラウド型 | |
|---|---|---|
| インストール | 必要 基本的に利用するパソコン台数分のインストールが必要。 | 不要 利用するパソコン問わず、ブラウザがあればどこからでも利用可能。 |
| ネット環境 | 必要な場合あり ソフトや利用サービスによって必須となるケースがある。 | 必要 常にネット上で入力するため、オフラインでは作業できない。 |
| 法改正対応 | 不可 ソフトウェアの更新が必要で、新バージョンの購入が必須になる場合もある。 | 可能 自動的に更新される。常に最新の法律に対応。 |
| 利用料金 | 安い 買い切りで追加料金は発生しない。ただし複数台のパソコンにはインストールできず、台数分のライセンス購入を要する。 | 高い 月額での利用料金が発生する。条件によって無料で使える会社もある。 |
| 確定申告書作成 | 可能 フォーマットの変更があるとソフト更新（もしくは買い直し）が必要。 | 可能 年初に最新フォーマットへ自動更新される。 |
| データ紛失 リスク | あり パソコンが壊れたらバックアップを取得していない限り復旧できない。会社によってバックアップサービスあり。 | なし データはサーバー上に保存。仮にサーバーが壊れてもバックアップサーバーがあるから安心。 |
| データ漏えい リスク | ウイルス感染による漏洩リスクあり。データ丸ごと抜かれるリスクはソフト版のほうが高い。 | SSL 通信により通信中のリスクは無い。ID とパスワードの漏洩は要注意。 |
| データ移行 | 必要 パソコンの変更に伴い会計データの移行作業が必要。 | 不要 ブラウザからログインすれば、どの端末からもアクセスできる。 |
インストールを要するソフトウェア型は、長年運用するのに不向です。費用面でソフトウェア版の導入にメリットがあるように思えますが、バージョンアップに伴う購入や再インストール作業が生じます。
例えば前述で紹介したソフトウェア型の「やよいの青色申告」は毎年バージョンアップしています。2020年版では消費税改正対応により、軽減税率関連の更新が行われました。また確定申告書のフォーマットも変更されました。
確定申告におけるルール変更が行われなければ、ソフトウェア版は何年も使えます。しかし昨今は、頻繁にバージョンアップ（買い直し）が必要な状況です。一方のクラウド会計ソフトは、利用料金は変わらず、必要に応じて新機能が適宜追加されます。
またソフトウェア版はライセンスの扱いも面倒で、同じライセンスを使って複数のパソコンにアプリをインストールできません。つまり利用するパソコンが限られてしまうのです。別のパソコンへライセンスを移すには移行作業が必要で、簡単に利用端末を変更できないデメリットがあります。
クラウド会計ソフトの選び方
どのソフトを選んでも、基本的な機能は同じです。会社によって特徴の違いがあるので、あとは自分が使ってみた感覚で選ぶしかありません。
個人事業主として活動し続ける限りお世話になるソフトですから、この会計ソフト選びは少し時間を掛けても良いと思います。僕自身、無料期間をそれぞれ試した上で、自分にとって使いやすいソフトを見つけました。
ではその時の経験から、まずは各社の特徴を簡単にまとめておきます。
やよいの青色申告は定番ソフト
弥生はインストール版の時代から会計ソフトの定番であり、クラウド化されてもその傾向は変わりません。ただ利用者が多い割に、一般利用者のネット情報が少なく感じます。ネットで調べて解決したい人にとって最適解なのか、判断が難しいところ。
また弥生会計は、取り扱っている税理士事務所が多いのも特徴です。将来的に会計処理を税理士にお願いすることを検討しているなら、はじめから「やよいの青色申告」を使っておくほうが手間が少ないと思います。
年間費はセルフプランで年間8,800円。サポート付きのベーシックプランが年間13,200円。これらプランの他に、２ヶ月の無料体験版（公式サイトのリンクが小さくてわかりづらいです）が用意されています。
感覚で入力できる手軽な freee
青色申告で必要な複式帳簿はデータ入力が面倒なケースも多く、ユーザー側の入力の手間を簡素化するための機能が用意されているのが freee の特徴。簡単な入力で、自動的に仕訳データを作成してくれるため、会計処理の知識に乏しくてもどうにかしてくれるツール。
とにかく会計処理を楽にしたい人にぴったりのサービスです。年間費はスタータープランで税込12,936円。無料体験は１ヶ月。
バランスのマネーフォワードクラウド
弥生会計もそうですが、このマネーフォワードも仕訳入力にある程度の会計の知識が必要になります。僕の場合、総合的な使い勝手の良さやネット上の情報量から、このマネーフォワードを利用しています。
開業から２年近くは、帳簿付けの勉強をしながらの利用でしたが、会計入力の経験を積み重ねるうちに、少しずつ知識が身についてきた感覚があります。やよいとどっちが良いか甲乙つけがたいですが、無料体験で並行利用してみて直感的に便利だと感じたほうを選ぶと良いです。
年間費はパーソナルプランで税込12,936円。無料体験は１ヶ月。
おすすめはマネーフォワードクラウド
会計ソフトの選び方は人それぞれです。お金を掛けたくないのであれば、無料のソフトも存在します。ただし、無料ゆえの使い勝手の悪さもあります。有料で提供されるソフトは、会計作業を楽にすることを第一優先にしています。いかに事務作業の手間を減らすかを、考慮して作られているのが特徴です。
マネーフォワードクラウド確定申告は、僕が最終的に選んだ会計ソフトです。１ヶ月間、３社のクラウド会計ソフトを一緒に使い続けて、使い勝手の良さを実感できたのが決め手でした。サービスレベルで大きな違いはなく、メニュー構成など直感的に使えるかどうかが僕選んだポイントです。
またマネーフォワードクラウドは、次の条件を満たす限り無料で使えるサービスが提供されています。
年間仕訳件数50件以内であれば無料で使い続けることができる！
つまり、事業における入出金の仕訳数が少なければ、利用料金が発生しません。無料の範囲で利用するなら、仕訳データを管理する目的で利用して、確定申告書は国税庁のサイトで作成する流れになります。
年間50件なんてすぐに達すると思ったのであれば、それは売上がきちんと立っている証拠。そのような状況で、無料の範囲で会計ソフトを使うのは無謀です。有料プランにすれば便利な機能が開放され、会計処理に掛かる時間が一気に短縮されます。
仕訳件数が少なければ無料範囲でいける。ただし無料にこだわるのはおすすめしない。
どんなに帳簿の件数が少なかろうが、自前で書類を作るなんて今の僕には考えられません。ソフトを介して楽になった分、本業に割り当てられる時間が増えます。ソフトを利用すれば、確定申告を含め会計処理に掛かる年間の作業時間を、数十時間も短縮できます。
数ヶ月に一度売上が立つような、帳簿の仕訳数が圧倒的に少なければ、 マネーフォワードクラウドの年間50件の無料の範囲で、ずっとやりくりが出来ます。そうでなければ、会計ソフトは作業時間を大幅に短縮するための事業に必要なツールとして、年間費を経費として払う前提で選ぶほうが、それぞれのツールの本質が見えてくるでしょう。
ちなみにマネーフォワードの無料で利用できる機能は、こちらのページにまとまっています。
freee・やよいの青色申告は無料で使い続けられない
他の2社の場合、無料プランの扱いがどうなっているのか確認しておきましょう。
| freee | 無料期間は１か月のみ。それ以降も無料のまま使い続けることはできるが、データ保存期間が１ヶ月のみとなるため、限定的にしか使えない。また確定申告書の出力不可。年間費はスタータープランで税込12,936円。 |
|---|---|
| やよいの青色申告 | 無料体験期間は最大２ヶ月間。こちらも確定申告書は出力不可。セルフプランは初年度無料。ベーシックプランは初年度6,600円、翌年以降は13,200円で提供。 |
どちらも無料での利用範囲には制限があり、有料プランへ変更することが前提です。もし最初から年間費を払うつもりでいるならば、最も利用料金が安く済むのは「やよいの青色申告オンライン」のセルフプランです。
ただしセルフプランはマネーフォワードクラウドや freee と違い、チャット・メールのサポートがありません。サポートを受けるにはベーシックプランの契約が必要です。サポート付きのプランで比較すると、freee のスタータープランのほうが年額は安くなります。
基本的に会計ソフトは、一度使ったら同じ会社のソフトを使い続けることになります。それでも有料プランであれば、全データのインポート・エクスポート機能が提供され、他社への乗り換えも簡単にできるようになっています。
一度選んだ会計ソフトを、一生使い続けないといけないことはないので安心してください。
ソフト固有の利便性を向上するためのデータは引継げないので要注意。
ここで忠告しておくと、値段の安さで選ぶのは愚問です。あくまでも、自分にとって使いやすい会社はどこか、ある程度使用感を把握した上で選ぶようにしましょう。この３社であれば、どこを選んでも安心です。
仕訳が少ないうちはマネーフォワードクラウドで十分
こればかりは事業の質にもよりますが、年間の仕訳数50件を超えないうちは、マネーフォワードクラウドの無料プランでも事足ります。事業の売上が増えて仕訳数が増えた段階で、どうするか（有料プランに変更するのか）考えても良いでしょう。
その時には、おそらくどの会社のクラウドソフトであっても、年間利用料を経費として計上できる余裕は十分にあると思います。
最初は同時に使って見極める
これは僕が実践した方法です。各社の良し悪しの情報を集めても、それが自分にピッタリなのかは実際に使ってみないと正しい判断はできません。
分かりやすく例えると、Windows と Mac どっちのパソコンが使いやすい？iPhone と Android どっちのスマホが使いやすい？といった問いに答えるのと同じ感覚です。経験値ゼロの状態で、どっちが良いか判断するのは難しいです。
この時、使用感を見極める上で重要となるポイントをお伝えしておきます。利用するソフトを迷っている方は、参考にしてください。
- それぞれ同じデータを入力する
- 口座連携して自動仕訳の使い勝手を確認
- 勘定科目の選びやすさを確認
- 入力したデータの探しやすさを確認
- 各種会計帳簿の見やすさを確認
- 確定申告の作成手順を確認
- クレジットカード連携は必要に応じて
クラウド会計ソフトを使ってみる
仕訳の入力は勉強と慣れ
個人事業主になって自身で会計管理をするのであれば、最低限の仕訳入力方法は身に付けておかなくてはいけません。簿記の資格は不要ですが、3級程度の知識があると調べ物をしても理解が進みます。
僕はこちらの本を手元において、暇な時に読むようにしています。カラー図解で素人の僕にも分かりやすく書かれていたのでおすすめです。
事業内容によっては、使わない勘定科目もあります。ネットで調べられる範囲で事足りる場合もありますが、簿記３級レベルの知識は身に付けて損はありません。
仕訳入力は日々の経験で慣れます。僕もはじめは帳簿付け初心者でした。最初は苦労しましたが、次第にコツをつかんで初年度の青色申告を無事に終えることができました。
基本性能はどのソフトも同じ
例として、代表的なクラウド会計ソフト３つを紹介しました。これらソフトで、利用できる機能に大きな違いはありません。他にも会計ソフトは存在しますが、利用者数が多いほど情報も多く転がっています。初心者ではれば、これら３つから選ぶのが無難だと思います。
- マネーフォワードクラウド確定申告
- freee
- やよいの青色申告 オンライン
強いて違いを挙げるなら「freee」は複式帳簿を意識せずに入力できるような仕組みが用意されています。ただ複式帳簿をきちんと理解したいユーザーにとっては、利便性が仇となって使いづらいと評価されることもあるようです。一点、退会手続きに電話での本人確認が必要になるので、ご承知ください。
「やよいの青色申告」は元々パッケージソフトを販売している会社です。名前を知っている安心感は大きいです。無料期間でしばらく使ってみましたが、機能面で問題があるような印象は全くありませんでした。
「マネーフォワードクラウド確定申告」は、家計簿アプリの マネーフォワード を作った会社が運営しています。クラウドアプリの実績は評価できます。しかもユーザー数の伸び率も高く、評判も上々です。
僕が最終的にマネーフォワードクラウドを選んだ経緯は、次のページでも説明しています。もっと詳しく知りたい方は参考にしてください。
前述の通り、お試し期間を上手く利用して1ヶ月間並行運用すれば、自分にピッタリのソフトはすぐに分かります。直感的に入力しやすいと感じたソフトが、自分の事業に合ったソフトです。最後はクラウド前提で話を進めてしまいましたが、ソフトウェア版であれば体験版が存在します。
会計ソフトは、一度使いはじめたら長い付き合いになります。確定申告が目前に迫っていない限りは急いで決める必要はないので、自分に合ったものを慎重に判断していきましょう。
以上、個人事業主の会計ソフトの利用に関するお話でした。
