【個人事業主】MFクラウド確定申告を1年半使った感想!楽をするなら会計ソフトの利用はお早めに!

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MFクラウド確定申告

2016年末に開業届を提出して、2期目の確定申告を終え3ヶ月が経過しました。

税理士に頼まず個人で会計処理を行うためには、日々の帳簿管理がとても重要だと知人から教わり、僕は開業当初からクラウド会計ソフトである MF クラウド確定申告を利用しています。

僕が複数あるクラウド会計ソフトから MF クラウドを選んだ経緯等は、下記ページに掲載しています。気になる方は、参考にしてください。

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今回は、これまで MF クラウドから確定申告の書類を出力し、税務署へ書類提出した経験を踏まえ、会計ソフトの有用性について説明していきます。

帳簿付けは開業を決めたらすぐに始めよう

開業初年度に苦労したこと

僕が開業を決めてから税務署へ開業届を出すまでには、数ヶ月の期間が空いてしまいました。どのような書類をどう提出すればいいのかよくわからなかった理由もありますが、本格的に事業を開始したタイミングでの提出となったため、準備期間中は帳簿も何も付けていない状態でした。

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当時は会計ソフトを使い始めたばかりで、便利な機能として用意されていたものを有効活用できず、年明けの確定申告でかなり苦労してしたのを覚えています。

  • クレジットカード引き落としで、準備期間に経費で使ったものがすぐに分からない
  • カード利用明細や通帳から、個人利用と事業利用を区別するのが大変だった
  • 口座連携しても取得できないデータがあった
  • そのため通帳から帳簿へ書き写す作業が発生した
  • 手入力データの2重チェックに時間が掛かった

結局のところ、準備の段階からきちんと帳簿付けをしていれば、余計な手間を掛けずに済んだのです。しかも銀行口座と連携した時期が遅かったせいで、保存期間超過により取得出来なかった明細データを、通帳から判断して転記する作業も必要になってしまいました。

銀行にも依りますが、ネットバンキングとの連携で明細が取得できる期間は、概ね1ヶ月~3ヶ月分となっています。

しかも1円でも間違っていたら、それは帳簿として不正の扱いになります。そのため、入力した仕訳の金額や勘定科目が正しいか、目視でチェックせざるを得なくなったのです。

もし開業を決めて早々に会計ソフトの利用を始めていれば、銀行口座やクレジットカードとの連携により入出金データが自動取得されるようになるので、一番間違いを起こしやすい金額入力、並びに入力データチェックの手間が大幅に軽減されたのは言うまでもありません。

初年度は仕訳数も少なかったので、今思い返すと大した苦労ではなかったと思います。それでも、当時は帳簿付けが素人同然だった僕からすると、初めての青色申告は大それた事をしているような気分でした。

ポイント
  • 帳簿付けの後回しは、全て苦労に変わる
  • 仕訳数に関係なく会計管理は早めに始める
  • MF クラウドのデータ連携サービスで入力負荷を軽減

2年目の確定申告で楽するために実施したこと

初年度の確定申告で苦労した経験から、2年目は早々に動き始めました。

  • MF クラウドの有料プランを契約した
  • 事業用の銀行口座を作った
  • 口座情報・クレジットカードとデータ連携させた
  • 最低でも週に1回は帳簿付けする機会を設けた

MF クラウドには無料プランがあり、年間50件までの仕訳であれば有料化しなくても確定申告の書類が作成できます。とは言え、50件程度の仕訳は2ヶ月足らずで到達してしまいます。

無料のまま利用し続けられるのは、ほんのごく一部の人です。会計ソフトの無料プランとは、あくまでソフトの使用感を知るための体験版と考えてください。

僕自身、会計処理は根幹となる業務の1つと考えています。

ただ、わざわざ会計ソフトを利用する必要があるのかと疑問を抱いたこともありました。しかし最終的には、使い勝手の良さと青色申告の事業者として作成すべき書類を作る手間を大幅に減らす目的で、MF クラウドの有料版(ベーシックプラン)を利用する判断をしました。

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これを機に、まずは銀行口座とデータ連携することにしたのですが、個人利用分の引き落としなど事業と関係ない明細も多くあったため、事業で使う専用の口座を開設しました。

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MF クラウドでは、銀行口座等のデータ連携をすると、仕訳に登録される前に登録候補としてリストに表示されます。もし個人利用分が混ざっていても、対象外の扱いにすれば帳簿に記されることはありません。

MFクラウドで事業に関係ない明細を除外する

それでも事業専用口座があれば、この除外する手間がなくなります。

また銀行口座だけでなく、各種クレジットカードや電子マネー、そして Amazon やモノタロウといった通販サイトの購入履歴とも連携できるので、仕訳データの登録候補が自動提案される仕組みが、帳簿付けの作業時間を確実に軽減してくれます。

ただデータ連携したところで、仕訳として帳簿に載せるか否かの判断は、自分で行わなくてはいけません。この連携データも蓄積しつづけると、勘定科目の選択を誤る等のミスをしやすくなるため、定期的なチェックは必須です。

会計の帳簿付けはまとめてやるものではなく、1年を通して少しづつ積み上げていくものと気付いた2年目は、ほとんど時間を掛けることなく確定申告の書類が作成できました。

ポイント
  • 早い段階のデータ連携で、帳簿の漏れを未然に防ぐ
  • 個人利用分のデータ混在を避けるなら専用口座を作成する
  • 日々の積み重ねが確定申告を楽にする

では、僕が実際に MF クラウドを使って良かったと感じている機能、よく利用している機能を紹介しましょう。

MFクラウドの便利機能

各種サービスとのデータ連携が豊富

銀行口座やクレジットカードなど、明細データを自動的に取り込むように設定することで、金額を入力する手間を省き、金額相違のリスクを大幅に減らせます。例えば銀行口座であれば、全国のあらゆる金融機関を網羅しています。

【2018年6月現在】対応する金融機関

  • 法人用口座 ……… 2188社
  • 個人銀行 ………… 135社
  • 労働金庫 ………… 13社
  • 信用金庫 ………… 258社
  • 信用組合 ………… 64社
  • JAバンク ………… 682社
  • JFマリンバンク … 33社

クレジットカード等の各種カード類も 140 種類近くが連携できる仕組みになっているので、基本的に連携できなくて困るようなことはありません。MF クラウドの情報によると、これら金融機関関連の連携サービス数は 3,600 を超え国内 No.1 とうたわれています。

これだけ充実した機能があるにも関わらず、金融機関で保持しているデータは1ヶ月~3ヶ月分しかありません。つまりデータ連携をして楽をしたいなら、1日でも早く情報を取り込むようにしないと、どんどん手入力が必要になる量が増えていってしまうのです。

仕訳を辞書登録できる

仕訳入力で、よく利用する勘定科目の組み合わせを辞書登録しておけば、わざわざ勘定科目を選択する必要がなくなります。次の例は、新聞図書費を現金払いした仕訳データになります。

僕の場合、本屋で購入するときは現金払いと決めているので、過去に仕訳入力した際に「書籍」と名前をつけて辞書登録しました。取得した辞書情報は、勘定科目をそのまま使えるので、金額と摘要欄を書き換えて簡単に仕訳が作成できます。

仕訳辞書の呼び出しと登録

仕訳辞書を直接更新することもできれば、新たに追加することも可能です。1年使っていれば、自動連携ではない手入力が必要となるデータの勘定科目の組み合わせは一通り出揃うので、今ではほぼ全ての手入力データは仕訳辞書を利用しています。

また、この仕訳辞書はプルダウン選択になるのですが、設定画面で並び順が変更できるので、利用頻度の高い項目を上部に移動することは可能です。仕訳辞書の数が増えた場合は、プルダウン上で検索する機能も用意されているので、使い勝手は良好です。

大量の仕訳データを一括インポート

仕訳データを一気に入力する際に、役立つ機能です。

最初にサンプルフォーマットをダウンロードします。そして、ファイルの内容に合わせて仕訳データを作成しファイルをアップロードするだけで、即座にデータ化されます。複数の取引先と毎月決まった入出金がある場合に、まとめて月末に登録するような使い方ができます。

仕訳帳のCSVデータ一括インポート

明細データは Excel 上で編集できるので、CSV データに不慣れな人でも簡単にデータが作成できます。僕の使い方は、毎月決まった取引先との仕訳データが記されたファイルを一度作成し、以降はコピーしたファイルの金額と摘要を書き換えたものを月初にインポートしています。

なお経験上 CSV の明細数が増減するようなケースだと、入力漏れや二重登録のリスクが発生します。この取引先とのデータは毎月必ず発生する、と決まっているものだけに絞って利用すると、ミスする確率は格段と減ります。

経費を含め、定期的に発生する仕訳であれば、辞書機能を使うよりも仕訳データ化するスピードが圧倒的に速いです。

勘定科目を簡単に追加・編集できる

事業内容によって、既存の勘定科目だけでは管理できないことがあります。そこで新たに勘定科目を追加することで、決算書のような集計データが分かりやすくなります。

勘定科目の編集機能

そして勘定科目を増やすほどではないけれど、細かい単位での合計を知りたいようなケースにおいては、補助科目を使うことで、勘定科目内の小計が得られるのがポイントです。

家事按分の割合が、補助科目の単位で登録できるので、自身の生活に合わせた細かいパターンを作成できるのも非常に便利です。

各種レポートをチャートやグラフで表示

仕訳データを積み重ねていくと、各種レポートにデータリストだけでなく、このようなチャートやグラフが見られるようになります。

各種レポートのグラフ・チャート

レポートの種類によって、推移を確認するものと割合を確認するものがあります。ひと目で内容が理解できるので、未来へ向けての事業計画案などを考える時に有効活用できます。

ポイント

帳簿のデータは、確定申告に向けて記録するだけのものではありません。集計結果を活用することで、ただの事務作業として入力していたデータが、役に立つ情報として将来に活かせます。だからこそ、まとめて入力すべきではなく、日々の積み重ねが重要になるのです。

確定申告の流れが分かりやすい

2018年から実装された機能で、確定申告の書類を作るためにやるべきことが箇条書きで表示されます。それぞれ手続きが終わるとチェックの色が変わり、これまで何をしてきたか、次に何をすべきかが分かる仕組みになっています。

チェックの色でどこまで進んだか分かる

それぞれの項目がリンクになっているので、1つずつクリックしてその指示通りに作業をしていけば、確定申告の書類が出来上がってしまいます。

もちろん個々によって状況も違えば、入力しなくてはいけないデータ量も異なります。細かいところまでサポートはされていないので、自身での判断が必要な箇所は多々あるものの、大まかな流れが提示されているだけでも、確定申告の作業負担はグッと下がります。

この画面は MF クラウド確定申告にログインしたトップ画面に表示されるので、確定申告の時期には大活躍してくれるでしょう。

他にも便利機能は盛り沢山

  • 自動入力や自動仕訳が AI によりどんどん使い勝手が良くなる
  • MF クラウドの請求書、経費、給与、マイナンバー等とのサービス連携が充実
  • 他社会計ソフトからデータ取り込みが可能(2018年6月時点で対応ソフトは12社)

会計処理のゴールは確定申告ではない

1件でも仕訳があるなら今すぐに帳簿付けを始めよう

僕自身、他社ソフトの体験版を使った上で MF クラウド確定申告の利用を決めています。事業内容によって、合う合わないがあるかもしれません。でも、それを判断するために無料で利用できるプランが用意されていると考えてください。

確定申告ギリギリになって会計ソフトを探し始めると、本当に自分に合ったものが見つけられなくなります。会計ソフトの特性が分からないまま有料プランで契約してしまうと、翌年以降の仕訳作業に苦労するのは必至です。

連携データとして取得できる期間も、過去3ヶ月程度しか遡れません。会計ソフトをどうしようか迷った時点で、すぐに行動を起こすことが確定申告を楽にするきっかけとなるのを、ぜひ頭の片隅に入れておいてください。

「今」の積み重ねが「未来」の自分へつながる

前述で軽く触れましたが、日々入力している会計データの傾向は、将来へ向けてのヒントになります。個人事業主は会社と違って、自身で道を切り開くのが使命でもあります。

事業で使える資金は限りがあるので、普段からお金の流れを把握できるようにしておくのは重要なミッションです。口座残高を眺めているだけでは、見えるものも見えなくなってしまいます。

最終的には、確定申告書が決算的な意味合いでの重要な書類になります。でもそれは結果をまとめただけの、国へ提出が義務付けられた書類でしかありません。それまでの課程をチェックすることも、会計ソフトの大切な役割になります。

最後に、会計ソフトの利便性を分けるポイントは大きく2つ。

  • データ入力のし易さ
  • 出力したデータの使い易さ(見易さ)

僕の事業においては、これら要件を満たしてくれたのが MF クラウド確定申告でした。他事業の会計事情には詳しくないので、万人に勧められるかどうかは分かりません。それでも使いやすそうだと少しでも感じていただけたのであれば、まず行動に移すことから始めてみてください。

きっと次の確定申告では、想像以上に短期間で書類が作成できると思います。

以上、個人事業主としてMFクラウド確定申告を1年半使った感想でした。

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NJ

元システムエンジニアから、個人事業主として独立。Web サイト運営、動画制作など活動の場を広げています。このブログでは、困ってたどり着いた人に、分かりやすく答えを提供できるように心掛けています。

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